Algemene Voorwaarden

1. Algemeen

1.1 Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, inschrijvingen, samenwerkingen en overeenkomsten tussen Regenbooghuis Aan Zee vzw, met maatschappelijke zetel te Kerkstraat 11, 8400  Oostende KBO-nummer 0883 035 441. de organisator, en derden die als standhouder, partner, sponsor of dienstverlener deelnemen aan een evenement.

1.2 Afwijkingen van deze voorwaarden zijn enkel geldig indien uitdrukkelijk en schriftelijk overeengekomen. 1.3 Door het ondertekenen van een inschrijfformulier of het bevestigen van deelname verklaart de deelnemer zich akkoord met deze voorwaarden.

2. Inschrijving en bevestiging

2.1 Inschrijvingen zijn pas definitief na schriftelijke bevestiging door de organisator.

2.2 De organisator behoudt zich het recht voor om een inschrijving te weigeren zonder opgave van reden.

2.3 Bij beperkte capaciteit geldt het principe “first come, first served”.

3. Betaling

3.1 Alle bedragen worden vermeld in euro, exclusief btw (indien van toepassing).

3.2 Betalingen moeten uitgevoerd worden binnen de op de factuur vermelde betalingstermijn en in ieder geval vóór het begin van het evenement.

3.3 Bij laattijdige betaling behoudt Regenbooghuis Aan Zee vzw zich het recht voor om de deelname te annuleren. Daarenboven gelden de volgende regels inzake betalingsachterstand:

• Voor ondernemingen en vzw's (B2B): Bij het verstrijken van de betalingstermijn zijn van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling verwijlintresten verschuldigd conform de wet van 2 augustus 2002 ter bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, alsook een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het openstaande factuurbedrag, met een minimum van €40.

• Voor particulieren/consumenten (B2C): Bij het verstrijken van de betalingstermijn zal eerst een kosteloze herinnering worden gestuurd, waarna de consument 14 kalenderdagen de tijd krijgt om te betalen. Blijft de betaling daarna uit, dan wordt een forfaitaire schadevergoeding aangerekend conform de Belgische wetgeving:

  • €20 voor openstaande bedragen tot en met €150;

  • €30 plus 10% van het openstaande bedrag voor bedragen tussen €150,01 en €500;

  • €65 plus 5% van het openstaande bedrag voor bedragen boven €500, met een maximum van €2.000. Tevens kunnen vanaf de vervaldatum wettelijke verwijlintresten worden aangerekend.

4. Annulering door de deelnemer

4.1 Annulering dient steeds schriftelijk te gebeuren.

4.2 Bij annulering door de deelnemer gelden de volgende annuleringskosten:

• Tot 60 dagen voor het evenement: 0% van het verschuldigde bedrag.

• Tot 30 dagen voor het evenement: 50% van het verschuldigde bedrag.

• Minder dan 30 dagen voor het evenement: 100% van het verschuldigde bedrag.

4.3 In geval van overmacht (zie artikel 8) kan in onderling overleg van deze kosten worden afgeweken.

5. Annulering of wijziging door de organisator

5.1 Regenbooghuis Aan Zee vzw behoudt zich het recht voor om een evenement te annuleren of te wijzigen (bijv. locatie, datum, invulling).

5.2 In geval van annulering door de organisator wordt het door de deelnemer reeds betaalde bedrag volledig terugbetaald.

5.3 Behoudens in geval van opzet of zware fout in hoofde van de organisator, heeft de deelnemer geen recht op bijkomende schadevergoeding bovenop de in 5.2 vermelde terugbetaling bij wijziging of annulering van het evenement.

6. Verantwoordelijkheden van de deelnemer

6.1 De deelnemer is verantwoordelijk voor de opbouw, inrichting, bemensing en veiligheid van de eigen stand of activiteit.

6.2 Standhouders mogen geen schade toebrengen aan materiaal van de organisator, derden of het publiek.

6.3 Afval dient na afloop door de deelnemer zelf te worden opgeruimd.

6.4 Commerciële activiteiten (zoals verkoop) moeten vooraf door de organisator worden goedgekeurd.

6.5 Het gebruik van elektriciteit, water of andere voorzieningen gebeurt in overleg en op eigen risico.

7. Aansprakelijkheid

7.1 Regenbooghuis Aan Zee vzw is niet aansprakelijk voor schade, verlies of diefstal van goederen of materiaal van de deelnemer.

7.2 De deelnemer is zelf aansprakelijk voor schade aan personen of goederen veroorzaakt door eigen toedoen, diens medewerkers of materiaal.

7.3 De deelnemer dient indien nodig zelf te zorgen voor de vereiste en geldige verzekeringen (zoals burgerlijke aansprakelijkheid).

8. Overmacht

8.1 In geval van overmacht (zoals extreem slecht weer, pandemie, overheidsmaatregelen, stakingen, technische storingen, enz.) kan Regenbooghuis Aan Zee vzw niet aansprakelijk worden gesteld voor annulering of wijziging van het evenement.

8.2 In dergelijke gevallen wordt steeds in samenspraak gezocht naar een passende oplossing (zoals uitstel of gedeeltelijke terugbetaling).

9. Beeldmateriaal en Privacy

9.1 Tijdens het evenement kunnen algemene sfeerbeelden, foto’s of video-opnames worden gemaakt waarop deelnemers zichtbaar zijn. Voor deze algemene sfeerbeelden geldt de deelname als toestemming voor gebruik door Regenbooghuis Aan Zee vzw voor communicatiedoeleinden.

9.2 Voor gerichte portretten (waarop een deelnemer nadrukkelijk en herkenbaar in beeld wordt gebracht) zal steeds de nodige toestemming worden gevraagd.

9.3 De deelnemer kan te allen tijde vragen om een specifieke foto van zichzelf of de stand te laten verwijderen door een e-mail te sturen naar info@regenbooghuisaanzee.be.

9.4 Voor meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens verwijst de organisator naar haar Privacyverklaring.

10. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

10.1 Op deze voorwaarden is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing.

10.2 Eventuele geschillen die voortvloeien uit of verband houden met deze overeenkomst, worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken van het arrondissement West-Vlaanderen, afdeling Oostende (of afdeling Brugge, naargelang de bevoegdheid).